Office Manager/Team Assistenz (m/w/d)

  • ONTRAS Gastransport GmbH
  • Leipzig, Maximilianallee
  • Berufserfahrung
  • Berufserfahrung (Senior Level)
  • Vollzeit
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Sind Sie überzeugt davon, dass der klimafreundliche und nachhaltige Umbau der deutschen Energielandschaft eine unserer größten Herausforderungen ist?

Meinen Sie auch, dass Selbstverantwortung, Mut und Vertrauen die wesentlichen Erfolgstreiber eines Unternehmens sind?

Wollen Sie in einer der lebenswertesten Großstädte Deutschlands arbeiten? 
 
Dann kommen Sie zu uns und freuen sich auf ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet, mit dem Sie Ihren Teil zur Mitgestaltung der Energiewende beitragen können!

ONTRAS Gastransport GmbH ist ein überregionaler Fernleitungsnetzbetreiber im europäischen Gastransportsystem mit Sitz in Leipzig. Für den reibungslosen Erdgastransport der Kunden betreibt ONTRAS Deutschlands zweitlängstes Ferngasnetz mit ca. 7.500 Kilometern Leitungslänge und rund 450 Netzkopplungspunkten. Dabei vereint das Unternehmen als verlässlicher Partner die Interessen von Transportkunden, Händlern, regionalen Netzbetreibern und Erzeugern regenerativer Gase. An das ONTRAS-Netz angeschlossen sind 22 Biogasanlagen, die jährlich knapp 20 Prozent des deutschlandweit erzeugten Bioerdgases einspeisen. Zudem speisen zwei Power to Gas-Anlagen Wasserstoff und synthetisches Methan in das Netz des Fernleitungsnetzbetreibers.

Ihre Aufgaben

  • Selbstständig führen Sie das Team-Sekretariat zur Sicherung eines reibungslosen Ablaufes im Tagesgeschäft Ihres Bereiches.
  • Sie sind Ansprechpartner für alle Führungskräfte und Mitarbeiter – eine wichtige Säule unseres Teams.
  • Sie koordinieren, organisieren und verwalten die Tagesabläufe und Termine der Führungskräfte und unterstützen die Bereichsleitung bei der Bearbeitung des digitalen Posteingangs durch das Anstoßen von Zuarbeiten, Ablage und Terminnotierungen.
  • Sach- und termingerecht erledigen Sie administrative Aufgaben wie den Postein- und Ausgang, die Fristennotierung, die digitale Ablage und Zuordnung zu den entsprechenden Systemen, die Vermittlung von Telefonaten, die Beschaffung von Büromaterial, die Korrespondenz, aber auch die Unterstützung bei projektbezogenen Aufgaben, das Auslösen von Bestellanforderungen im SAP auf Grundlage vorliegender Angebote und der Beschaffungsordnung, sowie die Bearbeitung buchhalterischer Anfragen.
  • Sie übernehmen die Terminplanung und -koordination von Meetings und Weiterbildungen, bereiten Besprechungen und Dienstreisen inkl. der Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen vor und unterstützen bei der Organisation von Workshops und Veranstaltungen.
  • Sie unterstützen die Bereichsleitung bei der Verwaltung und Planung des Budgets.
  • Als Multiplikator übernehmen Sie die Aufgabe zur Vermittlung von Informationen, Erneuerungen und Kompetenzen für das Team Ihres Bereiches.

Das bringen Sie mit:

  • Sie haben eine kaufmännische Berufsausbildung oder ein Studium absolviert und bereits Erfahrung in der eigenständigen Führung eines Sekretariats (bestenfalls in der Rechtsabteilung eines Unternehmens oder einer Rechtsanwaltskanzlei/einem Notariat) gesammelt.
  • Sie sind versiert im Umgang mit dem MS-Office-Programmpaket und können insbesondere die Anwendungen Outlook, Word und Teams sehr gut anwenden; SAP-Kenntnisse zur Rechnungs- und Workflowbearbeitung sowie der Erstellung von Bestellanforderungen runden Ihr Profil ab.
  • Auf den Punkt gebracht: Sie haben eine technische Affinität für eine digitale Arbeitsweise.
  • Diskret und vertrauensvoll führen Sie ihr Sekretariat in Eigenregie und füllen lösungsorientiert und durchsetzungsstark ihre Rolle als Ansprechpartner für den gesamten Bereich aus.
  • Neben sehr guten Deutsch- und guten Englischkenntnissen bringen Sie ein hohes Maß an Organisationsgeschick, Flexibilität und Teamgeist gepaart mit einem kommunikativen, sicheren Auftreten sowie einer strukturierten Arbeitsweise – auch unter Zeitdruck – mit.

Wir bieten

Unsere Beschäftigten stehen bei uns im Mittelpunkt. Moderne Arbeitswelt heißt bei uns nicht Verdichtung von Arbeitsplätzen, sondern Schaffung von Arbeitsbedingungen zur Förderung der Motivation unserer Beschäftigten und zum Erhalt ihrer Leistungsfähigkeit.

Es erwartet Sie eine herausfordernde, anspruchsvolle und sinnstiftende Tätigkeit in einem engagierten Umfeld, verbunden mit allen Vorzügen und Perspektiven eines familienfreundlichen Unternehmens.

Kurz gesagt:
  • Kommen Sie in unserem teamorientierten Miteinander an, wo Kommunikation auf Augenhöhe bei hohem Wissensaustausch und eine moderne Führungs- und Unternehmenskultur gelebt werden.
  • Arbeiten Sie flexibel und eigenständig in Ihrem attraktiven Büro sowie von zu Hause aus im Home-Office.
  • Nutzen Sie die direkte Anbindung an S-Bahn, Straßenbahn und Bus oder kommen Sie mit dem Auto und stellen es auf den unternehmenseigenen Parkplätzen sicher ab.
  • Genießen Sie die Möglichkeiten unseres umfänglichen Gesundheitsmanagements.

Kontakt:

Informieren Sie sich auch über unser umfangreiches Lei(s)tungsnetz unter https://www.ontras.com/de/arbeiten-bei-ontras/unsere-benefits.

  • Frau Rosalie Heilmann
  • Personalreferentin
  • 0341 27111-5895